Enviar e-mails, modificar conjuntamente documentos em tempo real e trocar ideias em videoconferências e chats – a internet redefiniu a forma como as pessoas trabalham em conjunto. O Office Software na Cloud permite que as empresas se mantenham produtivas e flexíveis. A Microsoft analisou o que é particularmente importante para os utilizadores no mundo do chamado escritório online e para 85% dos cerca de 4.500 colaboradores entrevistados nos Estados Unidos, no Reino Unido e no Japão em 2023, as ferramentas de colaboração são incontornáveis. Os colaboradores querem interagir, de forma simples, entre si, automatizar tarefas recorrentes e obter insights inteligentes que os ajudem a organizar-se melhor e também os seus projetos.
Diferentes aplicações para as mesmas tarefas
Ligar serviços e criar fluxos de trabalho para armazenar anexos de e-mail e controlar os processos de aprovação. Ou analisar hábitos, padrões e tendências para planear o dia no escritório de forma mais inteligente – as aplicações e ferramentas mostram realmente o que podem fazer quando totalmente integradas. O único problema? Os departamentos ou as várias localizações da empresa utilizam frequentemente aplicações diferentes para as mesmas tarefas. E esta é uma fonte de incómodo para a força de trabalho. De acordo com o mesmo estudo, 72% dos colaboradores desejam que as ferramentas sejam compatíveis entre equipas. 64% dos inquiridos afirmam que as aplicações não estão incorporadas nos processos. Aumentar a eficiência e aumentar a produtividade? Nem sequer vagamente, quando os colaboradores têm de copiar dados de A para B e controlar os processos manualmente, porque o marketing, a contabilidade e as vendas dependem de diferentes domínios de software, por exemplo. Para 8 em cada 10 colaboradores, uma coisa é certa: as equipas beneficiam mais com programas que simplesmente disponibilizam documentos, dados e informações de forma colaborativa a qualquer momento – e isto em toda a empresa.
Atrasos na internet atrasam funcionários
Também é claro que, se as aplicações de escritório vierem cada vez mais da cloud como software como serviço (SaaS), a ligação à internet tornar-se-á um fator competitivo. Vejamos o caso da Alemanha, por exemplo: tempos de carregamento lentos e o buffering atrasam significativamente os funcionários neste país, como mostra um inquérito da DE-CIX de 2022. As restrições causadas pelos atrasos na internet cifram-se numa média de 46 minutos por semana, o que, calculado ao longo do ano, corresponde a quase uma semana de trabalho completa de 35 horas. Oito em cada dez trabalhadores de escritório afirmam ser afetados e perdem tempo porque têm de esperar pelos serviços.
Reduzir a latência e os tempos de espera de forma holística para todas as localizações da empresa
Menor colaboração, maior tempo de espera – a maioria dos inquiridos pela DE-CIX suspeita que a infraestrutura é responsável pelos seus problemas. De acordo com os mesmos, as redes estão geralmente sobrecarregadas (37%) ou simplesmente mal desenvolvidas (27%). Além disso, 21% dos participantes assumem que as suas próprias redes são a causa. O Serviço de Peering do Microsoft Azure, ou MAPS, mostra como a experiência do utilizador pode ser otimizada. Desenvolvido pela DE-CIX e pela Microsoft, o serviço permite que as empresas se liguem diretamente aos serviços de cloud do fornecedor de software, aumentando a taxa de transferência de dados, reduzindo os tempos de espera e de uma forma holística para todas as localizações da empresa.
Do Outlook ao Teams e ao OneDrive – qualquer pessoa que utilize o MAPS pode controlar os seus fluxos de dados nos produtos SaaS e melhorar a experiência do utilizador. O serviço garante tempos de latência previsíveis e larguras de banda estáveis, trocando sempre os dados pelo caminho mais curto. O que torna as transferências de informação mais fiáveis também torna as aplicações, as transferências de ficheiros e as videoconferências mais rápidas, estáveis e fluidas. Outra vantagem: o MAPS praticamente elimina os ataques de negação de serviço distribuídos (DDoS). Uma vez que as redes e os serviços da Microsoft estão protegidos contra ataques DDoS e as empresas se ligam à infraestrutura do fornecedor de forma dedicada, as empresas que utilizam o MAPS poupam em custos de cibersegurança que, de outra forma, teriam de suportar. As empresas que desejam utilizar o MAPS podem fazê-lo de forma muito fácil e simples se já implementarem a sua conectividade de forma redundante, utilizando uma abordagem multi-fornecedor e, idealmente, no seio de um colocation data center. Além disso, precisam de agregar o seu tráfego de forma abrangente. A DE-CIX proporciona suporte para a ligação e disponibiliza a infraestrutura de peering e o suporte necessários.
Levar a sério as solicitações dos colaboradores e os investimentos em TI no escritório
Trabalhar online de forma rápida e tranquila – de acordo com um estudo da DE-CIX, cerca de dois terços (63%) dos trabalhadores de escritório sofrem atrasos na internet pelo menos uma vez por mês. Mais de um terço (38%) dos inquiridos sofre com os atrasos na internet várias vezes por semana ou até diariamente no trabalho. Ou seja, é aconselhável aos empresários levarem a sério os desejos da sua força de trabalho e investir em TI e na conectividade no escritório. Esta é a única forma de manter as diferentes localizações das empresas online, as empresas produtivas e os colaboradores colaborativos.
Harald Kriener é Head of Global Presales and Consulting at DE-CIX.